1-تشکیل مجمع عمومی فوق العاده و تنظیم صورتجلسه با امضای هئیت رئیسه تنظیم می گردد.
2-اصول رعایت تشریفات دعوت نیز می بایست براساس قانون تجارت و اساسنامه شرکت سهامی خاص انجام گیرد.
3-جهت تنظیم صورتجلسه مربوط به درخواست تغییر نام شرکت سهامی خاص می بایست اصل صورتجلسه به همراه امضای سهامداران حاضر در جلسه ارائه گردد و موسسین شرکت می بایست پس از تح.یل صورتجلسه درخواست تغییر نام، نسبت به پرداخت هزینه های حق الثبت اقدام نمایند و مدارک لازم رانیز به اداره ثبت شرکت خا تحویل نمایند ، تا تغییر نام تنجام بگیرد و در روزنامه رسمی کشور نیز آگهی شود.


4-در رابطه با تغییر موضوع شرکت سهامی خاص نیز، که درخواست این تغییر در حیطه اختیارات مجمع عمومی فوق العاده می باشد، می بایست اقدامات ذیل انجام گیرد:
-تنظیم یک صورتجلسه و امضای آن به وسیله اعضای هیأت رئیسه.
-اخذ دریافت مجور ( در صورت نیاز به مجوز)
-تهیه ی لیست سهامداران که در جلسه حضور داشتند و امضای آنها
-تهیه ی لیست سهامداران که در جلسه حضور داشتند و امضای آنها
-تحویل اصل صورتجلسه ، لیست سهامداران حاضر در جلسه، اصل روزنامه آگهی دعوت و مجوز اخذ شده به اداره ثبت شرکت ها


5-در مورد تغییر محل قانونی شرکت سهامی خاص نیز اقدامات به شرح ذیل می باشد :
-درخواست تغییر محل شرکت های سهامی خاص طبق اساسنامه شرکت در اختیارات هیات مدیره می باشد و تنها می توان با تنظیم صورتجلسه هیات مدیره نسبت به تغییر محل اقدام نمود.
-اگر تغییرمحل شرکت سهامی خاص از یک شهرستان به شهرستان دیگر باشد نام شهرستان و آدرس محل آن در شهرستان دقیقاً قید شود و پیگیری شود که پرونده به شهرستان مربوطه ارسال گردد.
-صورتجلسه تغییر محل شرکت سهامی خاص باید در چند نسخه تنظیم و کلیه صفحات به امضاء هیات رئیسه جلسه برسد و ظرف مدت سه روز نیز تحویل اداره پست شود و تا بارکدپستی در سیستم درج گردد.
-طبق لایحه اصلاحی قانون تجارت (ماده 99) باید مجمع با حضور اکثریت سهامداران تشکیل شده رعایت تشریفات دعوت وفق اساسنامه شرکت سهامی خاص الزامی است
-در صورتی مجمع با حضور اکثریت سهامداران تشکیل شده باشد، می بایست اصل روزنامه حاوی آگهی دعوت بهمراه صورتجلسه به اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری ارسال گردد.
-لازم است نام سهامداران حاضر در مجمع و تعداد سهام آنها در یک لیست نوشته و به امضاء آنها برسد و هیات رئیسه مجمع صحت آن را تأیید و بهمراه صورتجلسه به اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری ارسال گردد.
-کلیه صورتجلسات می بایست پس از امضاء اشخاص ذی سمت و با مهر آن شخصیت حقوقی تهیه و ارسال گردد.
-در صورتیکه جلسه با حضور اکثریت اعضاء تشکیل شده رعایت مقررات اساسنامه شرکت و لایحه اصلاحی قانونی تجارت در خصوص دعوت الزامی است.