در جامعه ی امروزی با توجه به پیشرفت تکنولوژی احساس نیاز به دستگاه های مکانیزه و مدرن بیش از پیش حس می شود در این حال به علت استفاده ی گسترده از وسایل نوشتاری و حجم انبوه اطلاعات وجود دستگاه کپی رنگی بیشتر حس می شود . دستگاه های کپی در جایگاه های مختلف به منظور تسهیل در عملیات اداری ، بانکی و ... استفاده می شود . انواع دستگاه های کپی شامل دستگاه کپی سیاه و سفید ، دستگاه کپی رنگی متناسب با موقعیت مکانی و نوع استفاده مورد کاربرد قرار می گیرد از دستگاه کپی سیاه و سفید بیشتر در موقعیت هایی استفاده می شود که نیازی به استفاده از گرافیک ها و جلوه های هنری خاص و ویژه چندان حس نمی شود و از دستگاه های کپی سیاه و سفید بیشتر جهت تکثیر های متوالی در نظر گرفته می شود و این در حالی است که در زمان نیازمندی به جلوه های گرافیکی و تکثیر با ترکیب رنگ های متفاوت نیازمند چاپ با دستگاه کپی رنگی الزامی می شود .
معیارهایی در زمان خرید دستگاه کپی رنگی می بایست لحاظ گردد از جمله این معیار ها می توان به موارد ذیل اشاره نمود :

1) تعداد حجمی که در روز نیاز است تا با دستگاه کپی گرفته شود 2) میزان کیفیت مورد نیاز برای چاپ 3) زمان مورد نیاز برای چاپ و تکثیر 4) نوع سیستمی که کپی گرفته می شود که دستگاه کپی رنگی به صورت دیجیتالی می تواند تکثیر نماید که در این صورت از یک صفحه جهت اخذ خروجی های لازم می توان استفاده نمود . 5) میزان وضوحیت مورد نیاز در هنگام اخذ کپی نیز مبحث مهمی می باشد که می بایست مورد بررسی قرار گیرد ، میزان وضوحیت دستگاه کپی رنگی با واحد DPI بیان می شود که نمایان گر میزان وضوحیت دستگاه برای چاپ و تکثیر می باشد میزان DPI علاوه بر پرینتر در اسکنر و یا در دستگاه کپی نیز مورد بررسی قرار می گیرد . 6) زمان خروجی اولین کپی در سیستم های مختلف متفاوت می باشد به عنوان مثال در دستگاه کپی رنگی شارپ ، تمام مدل های آن دارای یک زمان مناسب جهت تهیه ی اولین خروجی می باشند ( در مدل MX4500 دارای زمان 4 ثانیه جهت تهیه ی اولین خروجی می باشد ) . 7) میزان Zoom شدن : Zoom سبب افزایش دید با جزئیات تمام می گردد در حالی که کیفیت آن دارای کمترین افت کیفی باشد ، در صورتی که یک دستگاه دارای بیشترین درصد Zoom شوندگی باشد در این حالت این دستگاه می تواند می تواند در مشاهده ی تصویر با بیشترین بزرگ شوندگی تمام کیفیت تصویر حفظ گردد به عنوان مثال تصویری با دارا بودن میزان Zoom 25%-400% می تواند حداقل به میزان 25% تصویر را کوچک نماید و حداکثر به میزان 400% تصویر را بزرگ نماید .
برخی اصطلاحات در هنگام خرید دستگاه کپی رنگی مطرح می شود و مشتری می بایست پیش از خرید با این اصطلاحات فنی آشنا باشد در ذیل به برخی از این اصطلاحات می پردازیم :

1) جوهر افشان : مبحث جوهر در دستگاه بسیار مورد بررسی قرار می گیرد اینکه نحوه چاپ با استفاده از روش جوهر افشان باشد یا لیزری دو نوع روش چاپی می باشد که بسیار حائض اهمیت می باشد ، در نوع جوهر افشان همانطور که از نام آن پیداست جوهر چه جوهر رنگی و یا سیاه و سفید با شدت پرتاب می شود ( و میزان آن بسته به میزان رنگ موجود در طرح مورد نظر می باشد ) و پس از آن برگه ای که جوهر بر روی آن قرار گرفته به سرعت خشک می شود و در مبحث دستگاه کپی رنگی ذکر این نکته بسیار حائض اهمیت می باشد که کیفیت چاپ با نوع چاپ جوهر افشان بسیار پایین تر از نوع لیزری آن می باشد .

2) لیزری : نوع چاپ با استفاده از لیزر نوع دیگری از چاپ می باشد که در این روش با استفاده از لیزر و گرم کردن تونر که یک نوع رنگ به صورت پودری می باشد با حرارت رنگ ها بر روی برگه قرار می گیرد ، این روش چاپ با دقت بسیار بالا اقدام به چاپ می نماید و بیشترین کیفیت و دقت چاپ را از اینگونه دستگاه ها می توان انتظار داشت .